LOGIN
Performans

Performans – Geri Bildirim – Gelişim

people at right place Oct 29, 2020

Liderler ile birlikte yaptığımız çalışmalarda performans değerlendirme dönemlerinde geri bildirim vermek ile ilgili yöneticilerin bazı düşünceleri / inanışları olduğunu gözlemliyoruz. Bu inanışlar ile ilgili bir yazıyı yılın bu döneminde sizler ile paylaşmak istedik.

Ancak önce aşağıdaki sorulara genel olarak bakmanızı istiyorum:

  • Yoğunluğunuz nedeniyle yılda ancak bir kez mi geribildirim görüşmesi yapabiliyorsunuz?
  • Çalışanlarınıza açık ve sürekli olarak geri bildirim vermenize rağmen, hala yeterince gelişmediklerini, inisiyatif kullanmadıklarını mı düşünüyorsunuz?
  • Gelişim alanlarına yönelik geri bildirim vererek, çalışanlarınızın motivasyonunu olumsuz yönde etkilemekten ya da onları kaybetmekten mi çekiniyorsunuz?
  • Kötü performans gösterdiğini düşündüğünüz bir çalışanınız ile geri bildirim görüşmesine girmek sizi strese mi sokuyor?

Yanıtlarken, bu sorulardan birisine evet diyorsanız lütfen yazının devamını okuyun. Eğer sorulardan birisi bile size uymuyorsa, performans değerlendirme döneminde geri bildirim vermek ile ilgili sizin deneyiminizi, düşüncenizi lütfen bize yazın ve biz de bir sonraki paylaşımımız için bunu notlarımız arasına alalım.

Geri bildirim gelişim için en değerli hediyedir!

Ekran Alıntısı


Geri bildirim yandaki görselde göreceğiniz Johari Window yaklaşımına göre kendimiz ile ilgili kör noktaları  keşfetmemiz, ya da diğerlerinin kör noktaları hakkında farkındalık yaratmak için kullandığımız inanılmaz etkili gelişim bir aracıdır.  Çünkü aktif geri bildirim alma ve verme kör alanlar hakkında farkındalık sağlar ve ilişkilerdeki arenayı genişletir. Bu  da güvenli odaklı ve güçlü ilişkilerin temelini oluşturur.

Bu yazıyı sizinle paylaşmak istememizin sebebini düşününce bir deneyimim aklıma geldi, paylaşmak isterim:

Danışmanlık yaptığımız bir firma, yönetici adaylarından bir kişiyi terfisinin öncesinde değerlendirmemizi istedi. Bu değerlendirmeyi yaptık, değerlendirmemizi firmada terfi komitesine sunduk. Terfi komitesi bu kişinin terfi etmemesine karar verdi. Mesele bizim değerlendirmemiz değil, bizim değerlendirme raporumuz ile aydınlanmış olmalarıydı. Kendi aralarında yaptıkları konuşmada, kişiyi desteklemeleri gerektiğine ancak şu anda özellikle bir kaç yetkinlik noktasında terfi için hazır olmadığına karar verdiler. Kendilerine şu soruyu sordum: “Bu kişiye hiç gelişim alanları ile ilgili geri bildirim verdiniz mi?”. Cevap ise “Tabii her gün görüşüyoruz ve konuşuyoruz” oldu. Amacım yöneticileri kritik etmek değil, yoğun iş hayatında bu kadar önemli konuları ayaküstü görüşmeler ile tamamlamak zorunda kalabiliyorlar. Onları anlıyorum. Ancak otopilotta yaptıkları bu davranışların çalışanlarının gelişimine hizmet etmediği noktasına dikkat çekmek istiyorum.

Hikayeye dönersek, aday bir süre sonra terfi etti, yönetici olduktan sonra sizce onun için en önemli liderlik aracı ne idi? Tabii ki GERİ BİLDİRİM! Bütün ekibine deli gibi geri bildirim veriyordu ve kendi hikayesini paylaşıyordu: “Geri bildirim olmazsa diğerlerinde ve kendinizde neyi geliştireceğinizi bilemezsiniz, o yüzden en önemli yetkinlik geri bildirim” diye anlatıyordu her yerde.

Geri bildirim vermek kadar geri bildirim almak da önemli!

Picture5

Jack Zenger ve Joseph Folkman, Harvard Business Review’de 2013 yılında yayınlanan makalelerinde daha çok eleştiri odaklı görüldüğü için geri bildirim almanın bir fobi haline geldiğinden bahsediyorlar. Sürekli ve düzenli bir şekilde geri bildirim alan yöneticilerin geri bildirim almayan yöneticilerden daha etkin bir liderlik sergilediğini araştırmalarında gösteriyorlar: Geri bildirim alma konusunda son %10’luk dilime giren yöneticilerin tüm yönetim becerilerine bakıldığında %15 oranında bir yetkinlik gösterdiği, ancak geri bildirim almada ilk %10’luk dilime giren yöneticilerin tüm yönetim becerilerine bakıldığında %86  oranında yetkinlik gösterdiğini ortaya  koyuyorlar. 

Yapıcı ve gelişim odaklı bir geri bildirim kültürü için nelere dikkat edilmeli?

“Performans-Geri Bildirim-Gelişim” yazı serimizin bu bölümünde en değerli ve etkin gelişim araçlarından olan geri bildirim vermenin ve almanın NEDEN önemli olduğu üzerinde durduk. Yazının bu bölümünde de geri bildirim verirken nelere dikkat etmeli, hangi tutum ve yaklaşımları sergilemeli; yapıcı ve gelişim odaklı bir geri bildirim NASIL verilir üzerine odaklanacağız.

Geribildirim verme yöntemlerine baktığımızda bir çok model var. Ben bugün size iki model hakkında kısa bilgi vermek istiyorum, belki sever ve kullanmak istersiniz. 

Anlık geri bildirim için etkin bir model: EAR

Yaşanılan olay / durum karşısında bireysel yorumdan arınmış, tamamen objektif, gözleme dayalı bir geribildirim verme yöntemidir.

Picture3

  • E – Event / Olay : Olay / durumu tanımlayın. Ne zaman ve nerede gerçekleştiği   konusunda net olun. Olay / Durum ile ilgili gözlemlerinizi objektif bir şekilde yorumsuz paylaşın.
  • A – Action / Davranış : Gözlenebilir davranışları tanımlayın. Karşınızdakinin ne düşündüğünü hissettiğini bildiğinizi varsaymayın. Suçlama ve yargı olmadan kişilik özelliğini değil geri bildirim vermek istediğiniz davranışı paylaşın.
  • R – Result / Sonuç : Gözlemlediğiniz davranışların sizde bıraktığı etkiyi veya ne hissettiğinizi paylaşın.

EAR modelini anlattığımız bir eğitimde, bir grup katılımcı biraz yaratıcılıkları biraz da merakları ile şöyle bir yaklaşım geliştirdiler:

Eğer EAR (geri bildirim geldiğinde) FEAR (korku) hissedersen bunun senin “kör nokta”n olduğunu hatırla. Bu geri bildirimin bir EARN (kazanım) olduğunu unutma ve bu sürecin bir LEARN (öğrenme) ile  sonuçlanacağını düşünerek kendini motive et.  EAR – FEAR – EARN – LEARN  gerçekten yaratıcı bir yaklaşım olmuştu!

Sürece yönelik geri bildirim için etkin bir model: Good-Tricky-Different

Bu modeli bir sunum bitiminde de yapabilirsiniz, performans görüşmelerinde de, 1:1 görüşmelerde, proje takip / değerlendirme ya da aylık departman toplantılarında da uygulayabilirsiniz.

Performans süreçlerinde amacınız gözlemlerinizi ve düşüncelerinizi paylaşmak ve karşı tarafın da aynı sürece dair gözlem ve düşüncelerini dinlemek ve net olmayan noktaları anlamak için açık uçlu koçluk sorularını sormak ise mutlaka Good – Tricky – Different modelini kullanmanızı öneririz.

Performans görüşmelerinde bu modeli kullanarak iyi giden noktaların yanında aslında hem hataların, eksikliklerin üzerine yargılamadan gidebilirsiniz. Bu sayede süreçte nelerin aksadığını farkedebilir ve yeni yaklaşımlar getirebilirsiniz.

Geri bildirim görüşmesinin öncesinde çalışanınıza bu metodolojiden bahsedebilir ve onun da hazırlıklı olmasını rica edebilirsiniz.

Capture-1

  • GOOD : Süreçte iyi giden noktaları hem davranışsal boyutta hem psikolojik boyutta değerlerlendirin. Ne iyi gitti? Neyi başardık? Hangi davranışlar iyiydi? Biz neyi iyi yaptık? Bize ne iyi geldi? sorularının cevabını bu kısımda karşılıklı yanıtlayın.
  • TRICKY : Süreçte aksayan noktaları hem davranışsal boyutta hem psikolojik boyutta değerlerlendirin. Bizi zorlayan ne idi? Bizi meşgul eden, bloke eden, bir türlü aşamadığımız şey ne idi? Burada neden zorlanmış olabiliriz? Bu zorlanmaya karşın hissettiğimiz duygumuz ne idi? Hangi ihtiyacımız karşılanmadığı için bu duyguyu hissetmiş olabiliriz? Karşımızdakinin hangi ihtiyacına yanıt veremediğimiz için sistemi bloke etmiş olabilir, birbirimizi zorlamış olabiliriz? sorularının yanıtlarını hem siz hem de çalışanınız kendisi için yanıtlamalı. Burada önemli olan varsaymadan (beginners mind) ile dinlemek ve yargılayıcı olmamak (non-judgemental).
  • DIFFERENT : Zorlayanların neler olduğu bölümüne daha geniş yer ayırarak, analitik olarak incelemekte fayda var. Bu bölüm bitince, bunların olmaması için bu süreci bir daha yapsam neyi farklı yaparım? Mevcut süreçten neyi çıkartmak isterim, neyi eklemek isterim? Neye dikkat ederim? Neyi göz ardı etmem? Neyi kutlarım? Karşı taraftan / ekipten ricam ne olur? soruları ile birlikte çıkarılan derslerin (lessons learned) farkedilmesine ve bu farkındalıkla somut bir aksiyon planın oluşturulmasına odaklanın. 

Başarılı bir performans / geri bildirim görüşmesi için nelere dikkat edilmeli?

Performans görüşmesi süreçlerinizi daha iyi yönetebilmeniz ve yapılandırılmış geri bildirim vererek çalışanlarınızın gelişimine destek olmanız ve iş sonuçlarına ulaşabilmelerini sağlamanız için size önereceğimiz bazı adımlar: 

1. Niyetinizi ve anlatımınızı netleştirin

Picture4

Niyetinizi ve amacınızı netleştirin, kendinize şu soruları sorun;

  • “bu görüşmeyi niye yapıyorum?”
  • “bu görüşmenin sonunda ne olmasını istiyorum, ne olursa bu görüşmenin iyi geçtiğini anlayacağım”
  • “bu görüşmenin anlamlı olması ve karşımdakine katkı sağlaması için benim rolüm ne?”

Bu soruların cevabı sizde net olduğunda, görüşmede kullandığınız dil de net olacaktır, böylelikle karşınızdaki ile birlikte her şeyi tüm açıklılığı ile konuşabilme ve çözüm yollarını  fırsatlarını değerlendirme şansınız olabilir.

Niyetiniz dilinize yansısın. Niyetiniz çalışanınıza performansını beğenmediğinizi söylemek ise bunu söyleyin. Ancak karşınızdakini beğenmediğinizi söylemeden önce kendinize aşağıdaki soruları sorun

  • “bu niyetim benim hangi ihtiyacımı karşılıyor ya da karşılamıyor”
  • “bu niyetimin karşımdakine nasıl bir faydası olabilir, bana nasıl bir faydası olabilir”
  • “rahatsız olduğum şey tam olarak ne?”
  • “başkalarında da gördüğüm benzer davranışlar beni aynı şekilde rahatsız ediyor mu?”
  • “bu rahatsızlık hissini bende uyandıran hangi düşüncem, davranışım olabilir?”

Bu soruların yanıtını kendinize verirken bir anlamda kendi kör noktalarınıza da koçluk yaparsınız.

Geri bildirim vermenin amacı kör noktaları fark ettirmektir. Sizin niyetiniz karşınızdakinin kör noktasını fark ettirmek mi? yoksa kendi kör noktanızdan kaçınmak mı? bunu farkedin.

Bu soruların yanıtlarına göre yapılandırılmış bir geri bildirim verin, içeriği negatif olabilir ancak kişisel saldırıyı içermez.

Geçen yıl yazmış olduğum bir blog yazımda geribildirim sırasında Niyetinizi netleştirdiğinizde ve doğru zamanlama ile geribildirim verdiğinizde söylediklerinizin gerçekten duyulabileceğini yazmıştım buradan blog yazımı okuyabilirsiniz.

Geribildirim görüşmelerinde yorumlara açık tanımlamalardan kaçının. Örneğin;

  • yıl sonuna doğru oldukça iyi olduğunu düşünüyorum”
  • “bu projede hayli yoruldun, ancak bu yetmez”
  • “arkadaşlarından seninle ilgili bir takım olumsuz söylemler duyuyorum, bunlara dikkat etmelisin”

Bunlar ve bu gibi söylemler çalışanın tarafından %20-80 aralığında algılanacaktır ve bu çok geniş bir aralıktır. (Michael Schaerer, Roderick Swaab)

Geri bildirim bir iletişimdir, karşımızdakine bir şey iletmek mi istiyoruz, yoksa gerçekten dinleyip hayata geçirmesini mi istiyoruz. İletişimin çift taraflı olmasını istiyorsanız, karşınızdakinin iletişim tarzını anlamalı ve TOXIC iletişimden kaçınmalısınız. Toxic iletişimde nelere dikkat edilmesi gerektiğini buradan okuyabilirsiniz.   

2. Geri bildirim verirken Açık ve Samimi olun, Negatif geri bildirim olsa dahi  

Dürüst ve açık geri bildirim vermenin çalışan bağlılığı ile bağlantısı var diye belirtiyor Jack Zenger ve Joseph Folk.

Dürüst geri bildirim vermede son %10’luk dilimde yer alan yöneticilerin çalışan bağlılığına etkisi %25 seviyede oluyor. Bu yöneticilerin ekibinde çalışanlar yaptıkları işlerden hoşlanmıyor, bağlılıkları düşük ve her daim işten ayrılmayı düşünüyorlar.

Dürüst geri bildirim vermeden en yüksek %10’luk dilimde yer alan yöneticilerin çalışan bağlılığına etkisi ise %77 seviyesinde oluyor.

Bu araştırma sonucuna göre nerede olduğunuzu merak ediyorsanız, Zenger Folkman danışmanlığın sitesinde yer alan bu değerlendirmeyi yapabilirsiniz.

Performans süreci ile ilgili yaygın bir şekilde duyulan eleştiri, yöneticilerin negatif bilgileri veremediği yönünde. Bu yöneticiler için sıkıntılı bir konu bunu anlayabiliyorum.

Ancak 53 ülkede yapılan yeni bir performans yönetimi araştırması, çalışanların sadece %5'inin yöneticilerinin performansları hakkında samimi bir diyalog kurma becerisine inandığını gösterdi. (Mercer, 2013)

Aynı araştırmada İK profesyonellerinin görüşlerine de yer veriliyor ve sadece % 2'si şirketlerindeki yöneticilere performans yönetimi becerileri için “A” notu veriyor. (SHRM, 2014).

Son olarak, bazı araştırma sonuçları genç nesillerin daha sık ve dürüst geri bildirim beklediğini ve geliştiğini gösteriyor. (Economist, 2015, Finn ve Donovan, 2013, Rainer ve Rainer, 2011)

3.Geri bildirim görüşmelerinizi yılda 2-3 kez değil düzenli aralıklar ile yapın

Geri bildirim görüşmelerini sık aralıklar ile yapmaya özen gösterin. Sizin doğal sürecinize ve ekibinizin bilgi, beceri ve algı düzeyine göre geri bildirim verme ve alma sürecini yapılandırın. Haftalık, aylık, proje bitimi, dönemsel olarak yapılandırılmış geri bildirim verme/alma toplantıları ekleyin takviminize.

Toplantının süresi her seferinde 1-2 saat aralığında olmayabilir, ayda bir kez yapacağınız toplantılar için yarım saat bile yeterli olabilir. Önemli olan iyi yapılan çalışmaların takdir edilmesi ve gelişim alanlarının da mutlaka dile getirilmesi.

Jon Windust geri bildirim vermenin sıklığının ne olduğu üzerine yapmış olduğu araştırmalardan bahsediyor yazısında. Geri bildirimler çok sık aralıklar ile olursa çalışanları bunaltabilirsiniz diye belirtiyor. Ancak bunun bilimsel araştırmalar ile cevabı bulunmuş. Ayda bir kez yapılan geri bildirim görüşmelerinin çalışanı, geliştirmesi gereken alanlarda odaklayacağını ve performansa olumlu etkisi olduğu belirtiliyor. Haftalık yapılan görüşmeler ile aylık yapılan görüşmeler arasında ciddi bir farka rastlanmadığı da belirtiliyor araştırmada.

4. Geri bildirim görüşmelerinde koçvari yaklaşım sergileyin  

Geri bildirim görüşmelerinde koçluk becerilerinizi kullanın.

Yetişkin benlikİngilizcesi için tıklayınız ) rolünde olun. Ne geçmişin endişeleri, kızgınlıkları, minnetleri ile ne de geleceğin kaygıları, endişeleri, hayalleri ile varolun görüşmede. Sadece bulunduğunuz ana odaklanarak anlamaya ve anlatmaya odaklanın.

Görüşme sırasında ya da geri bildirim verirken şu yaklaşımlarda olduğunuzdan emin olun

  1. Yargılayıcı olmayın (non-judgemental) etrafımızda ki olaylar sadece siyah ve beyaz, ya da iyi ve kötü arasında gerçekleşmiyor. Ancak zihnimiz bunu böyle görmeye, yargılamaya kategorize etmeye yatkındır, bu onun doğasında var.
    Önemli olan yargıladığınızı farkettiğiniz anda kendinize niyetinizi hatırlatmanız. Niyetinize odaklanın ve objektif bir şekilde yaklaşmaya çalışın.
  2. Varsaymayın (beginner’s mind) her ne kadar geri bildirim görüşmesini yüzlerce kez yapmış olsanız, karşınızdaki kişi hakkında performansı ile ilgili herşeyi biliyor olsanızda bu görüşme, bu an sizin ve onun için yeni bir deneyim.
    Deneyim ve bilgi farklı şeyler, bildiğinizi her deneyimlediğinizde farklı sonuçlar alabilir, farklı farkındalıklar yaşayabilirsiniz.
    Öğrenmenin, gelişimin başladığı yerdir merak, soru sormak, ilgi ile dinlemek. Sizde görüşmede varsaymadan samimi bir yaklaşım ile kalın. Karşınızdakinin varsayımları olduğunu , yargıladığını görürseniz ona da bu yaklaşımları hatırlatabilirsiniz.
  3. Cömert olun (genouristy) bilgide, şefkatte, anlayışta cömert olun. Bazen orada bulunmanız, varlığınız bile karşınızdaki için bir cömertliktir, aynı şekilde karşınızdakinin de sizi tüm varlığı ile dinlemesi bir cömertlik bunu hissedin.
  4. Minnetinizi hissettirin (gratitude) bu süreç boyunca yapılanlar için kendinize ve karşınızdakine minnet duyun, şükran besleyin. Hiçbir şey yapılmamış değil, mutlaka birşeyler var, o bir şeylere de odaklanmayın unutmayın. Ne kadar odaklanmanız gerektiğine siz karar verin, görüşmenizin büyük bir kısmını kaplamasın ama bir cümle ile de geçmeyin, samimiyetinizi belli edecek kadar olsun.

Yazının bu kısmına kadar gelmiş olanlar için, “geri bildirim verirken bunlara dikkat etmek istemiyorum, benim işim gücüm başımdan aşıyor bir de insanların motivasyonları ile ilgilenemem” diye içinden geçirenleriniz olabilir.

Sizi anlıyorum, gerçekten anlıyorum, bende bir zamanlar yöneticiliğimin bir döneminde aynı şeyleri hissetmiştim. Hatta bu hissi dönemsel yaşamayan yöneticiler ile de çalıştım.

Deneyimlerimden hareketle şunu söyleyebilirim, geri bildirim verirken ve alırken yukarıda bahsettiklerimize ya da buna benzer yazılarda yazılanlara odaklanmak istemezseniz eğer, bu davranışlarınızın ne sizin gelişiminize ne de çalışanlarınızın gelişimine faydası olmayacaktır. Bağlılığı olmayan ve mutsuz çalışanlar ile kendinizin stres katsayısını yükselterek yaşama devam edebilirsiniz.

Her neyi tercih ediyorsanız, tercihinizin içinde farkındalığınızın yüksek olduğu deneyimler diliyorum sizlere...

SHARE POST:

 
Go Back to Overview

Get the best for building tomorrow's workplace!
Stay connected with news and updates.